Многим знакома ситуация, когда день пролетел, как одно мгновенье, а не сделано практически ничего. И так день за днем, а к концу недели скапливается огромная куча невыполненных задач. Для многих является настоящим откровением то, как другие умудряются сделать все рабочие и домашние дела и даже успеть сходить вечером в кино.
В этой статье я поделюсь своим опытом продуктивного тайм-менеджмента и раскрою секреты того, как мне удается закрыть максимум задач за день.
Начинать рабочий день раньше
Мозг человека устроен так, что утром он работает лучше. Это происходит из-за того, что издревле наши предки вставали рано и трудились до вечера, поэтому наши ритмы настроены именно так. Это совершенно не значит, что мы не можем работать в другое время. Но это удобно тем, что если начать день в 08:00, то к обеду большинство дел уже сделано. Таким образом остается больше времени на другие задачи, в том числе и на себя.
Есть ещё одно несомненное преимущество раннего начала рабочего дня. В современном мире у многих сбит режим дня. Получается, что человеку, привыкшему начинать свой день ближе к обеду, нужно время, чтобы проснуться, раскачаться, позавтракать. Лишь после этого он дойдет до деловых вопросов, в том числе и до вашей задачи. К тому времени пройдет уже половина рабочего дня. А вот теперь представьте: вы начали рабочий день с раннего утра, и уже к обеду все необходимые задачи решены, а документы высланы на почту. Клиенты довольны вашей работой и по достоинству оценивают ваш профессионализм.
Однако, и здесь есть свои минусы. Например, при недосыпе страдает работоспособность и в разгар рабочего дня социальные сети и мессенджеры так и норовят отвлечь от дел. Из первого минуса логично вытекает следующий пункт.
Высыпаться
В одной из научных передач, просмотренных мною ранее, развенчивался миф об эффективности заучивания информации на протяжении всей ночи. Информация подкреплялась статистическими данными и различными исследованиями ученых. В конце передачи сделали вывод, что гораздо эффективнее лечь спать, положив книгу под подушку, чем бодрствовать с ней в руке всю ночь. Это происходит потому, что при коротком и нестабильном сне информация намного хуже переносится в долгосрочную память. Гораздо лучше просто выспаться и на утро повторно перечитать информацию.
Из этого следует общий вывод: мозг работает и соображает лучше, когда имеет полноценный сон. Чем меньше мы спим, тем хуже усваиваем информацию, становимся раздражительными и не сконцентрированными. В итоге, результат нашей работы получается менее продуктивный.
Один знакомый врач как-то поведал мне, что именно в промежутке с 23:00 до 02:00 происходит самый сильный эффект восстановления организма, работают определенные участки головного мозга, отвечающие за восстановление и оздоровление.
Но здесь есть немаловажный момент. Все вышесказанное не значит, что нужно откладывать дела на завтра. Такой подход приведёт к бесконечным переносам. Иногда нужно сделать рывок и довести дело до конца, поработав, к примеру, всю ночь. Но такие рывки, разумеется, должны быть исключением из правил, ведь до такого положения, вероятнее всего, довели вы сами.
Как решить проблему со сном
Проблема заключается в том, что ваш организм уже привык засыпать поздно. Его режим устроен так, что в 23 часа ему просто не хочется спать. Попробуйте лечь пораньше и просто лежать без света. Это не подразумевает изучение телефона или просмотр телевизора. Но может помочь уснуть чтение книги или ее прослушивание в аудио-версии.
В первую ночь этот процесс может занять не один час и не возыметь эффекта. На следующий день может получиться заснуть чуть раньше, через день ещё раньше. В итоге, к концу недели вас будет тянуть в сон к положенным 23-м часам.
Несколько моментов для увеличения вашей эффективности:
Планируйте день с утра
Начиная работать, распишите ваш список дел и задач. Если у вас будет четкий план — вероятность эффективного рабочего дня будет гораздо выше, чем, если вы будете хвататься за все и сразу.
Расставляйте приоритеты
Начинайте свою работу от самого важного к менее важному. В начале дня лучше заниматься стратегически важными делами, к примеру, развитием. Или же теми задачами, которые освободят вам время в будущем.
Концентрируйтесь на одной задаче
Занимаетесь определенной задачей? Не отвлекайтесь на другие дела. Концентрируйтесь на чем-то одном и не пересекайте несколько задач между собой.
Социальные сети
Отключите уведомления в соц. сетях на период рабочего времени (а лучше навсегда). Неожиданный звон не располагает к полной концентрации.
Телефонные звонки, проверка почты
Аналогичная ситуация с телефонными звонками и проверкой почты. Это мешает концентрироваться на одном деле и заставляет вас отвлекаться от работы. Выберите время, когда вы можете отвечать на звонки, проверять почту и общаться по иным вопросам. Только не забудьте оповестить всех об этом времени. И, конечно, этот пункт не относится к тем, у кого в прямые обязанности входит отвечать на звонки и почту.
Блоки и перерывы
Делите работу на блоки по 55 минут и перерывы 5 минут. Через каждые 3 блока делайте большой перерыв 30 минут, например, на обед.
Работайте в рабочее время
Старайтесь не работать по ночам, о важности режима сна я писал выше. Работайте и отвечайте на все вопросы в рабочее время. Не стоит отвечать клиентам вне рабочего времени. Это приведёт к тому, что они начнут звонить вам в любое время, в том числе и ночью. Это правило справедливо, за исключением форс-мажорных обстоятельств.
Выходные и отпуска
Хорошо работаете ⎯ хорошо отдыхайте. Делайте себе отпуск, когда вы совсем не заняты работой. Но не забывайте предупредить и согласовать время отпуска с руководителями заранее. Старайтесь делать хотя бы один полный выходной день, чтобы полностью отвлечься от рабочего процесса и даже не думать о нем.
Увлечения
Ваша жизнь не должна сводиться только к работе. Важно быть разносторонней личностью, ведь увлеченный человек всегда смотрит шире.
Занимайтесь спортом
В здоровом теле — здоровый дух. Организм человека устроен так, что для нормального функционирования ему нужна физическая нагрузка. Думаю, многим знакомо это чувство после спортзала, когда ощущается невероятная ясность мысли.
Каждый сам решает, как ему комфортно работать. Я не настаиваю на соблюдении всех вышеперечисленных пунктов, а лишь советую попробовать поработать таким образом небольшой промежуток времени, чтобы можно было сравнить. Я уверен, что вы согласитесь со мной, и ваш день станет намного эффективнее и продуктивнее.
